Hvad er Contract Management?

Alle virksomheder har kontrakter, men kun de færreste arbejder aktivt med contract management.

Contract Management står egentlig for det danske begreb kontraktstyring.

At styre og håndtere kontrakter er ofte en overset disciplin, selvom man som mellemleder og leder håndterer facetter af contract management i det daglige arbejde.

F.eks. taler en leder med en medarbejder omkring vedkommendes fremtidige løn og eventuelle personalegoder. Det er her ofte en ubevidst form for contract management, i det alle aftaler som skal effektueres efterfølgende skal fastholdes i medarbejderens kontrakt med arbejdspladsen eller tilføjes som tillæg til aftalen.

Det er givetvis en meget basal form af contract management, men det er et eksempel, som skal formidle hvor ofte virksomheder egentlig arbejder med contract management.

Grundlæggende contract management

Udgangspunktet er altid en kontrakt som er indgået mellem 2 forskellige parter f.eks. virksomhed A og B.

A skal levere en ydelse til B.

B skal betale for A’s ydelse.

Kontrakten styrer alle forhold omkring :

  • Hvem er henholdsvis kunde og leverandør?
  • Hvornår starter leverancen?
  • Hvad koster leverancen?
  • Hvilke betalingsbetingelser gælder?
  • Hvilke betingelser gælder for opsigelse?
  • Hvad sker der i tilfælde af misligholdelse?

Ovenstående er et udpluk af punkter som langt de fleste kontrakter indeholder.

Kontrakter er normalt udformet på en ganske specific måde og anvender et velovervejet ordvalg. Udformningen af kontraktens formuleringer er afgørende for kontraktens leverance og omkostningen for køberen af leverancen.

Derfor kan kontrakter med dårlige formuleringer, med vage formuleringer eller manglende angivelser af forhold for leverancen have store konsekvenser og medføre risiko for ofte store økonomiske tab. Ligeledes er den type kontrakter også problematisk i det tilfælde at samarbejdet havner i en juridisk tvist om leverancen, betalingen eller andre forhold.

Til langt de fleste større kontrakter anvender man derfor ofte specialiserede jurister, som kan skrive kontrakten på en passende måde eller aflure evt. faldgruber i det kontraktmateriale, som man har modtaget fra anden side.

 

Contract management som process i organisationen

Man kan nedbryde contract management i mange faser og også beskrive det som contract lifecycle management.

Virksomheder skal først og fremmest skifte til en bevidst styring af kontrakter.

Til det formål skal man definere den stilling som har ansvaret for kontraktstyringen i virksomheden. Derudover skal ansvaret for enkelte kontrakter forankres hos den enkelte som er ansvarligt for aftalen eller f.eks. den afdeling som er ansvarligt for afdelingen.

Kort sagt kræver kontraktstyring først og fremmest struktur i organisationen.

Dertil kommer også en klar fastlæggelse af processer som sikre, at kontrakter bliver behandlet ensartet på tværs af virksomheden.

Kontraktdokumenter indeholder “døde oplysninger” som f.eks. de ellers meget afgørende datoer for fornyelse, udløb, opsigelsesvarsel og informationer om index – og prisreguleringer.

Disse data skal hives ud af aftalen og operationaliseres med passende alarmer til den eller de ansvarlige, så virksomheden kan reagere i tide.

En virksomhed som ikke har arbejdet med contract management har følgende problemstillinger at kæmpe med:

  • Risiko for den enkelte aftale er ukendt.
  • Betalinger til forskellige leverandører er ukendt.
  • Formindskede muligheder til en forecast på udgiftssiden.
  • Vanskeligheder ifm. omkostningsoptimering i nedgangstider.
  • Store huller i GDPR compliance pga. manglende tilsyn med databehandleraftalerne (Ja, det er ret vigtige kontraktdokumenter.)
  • Vigtige datoer til opsigelsesvarsel, udløb etc. er ubekendt.

Dertil kommer at erfaringer viser, at virksomheder uden kontraktstyring normalt ikke kan finde mere end 80% af virksomhedens samlede kontraktportefølje.