Blog: Har du styr på dit shit?

De færreste virksomheder kan prale af at have fuldstændigt styr på kontrakter og aftaler. Det koster tid og penge, men med et par simple greb kan du få rettet op på det i en fart. Jeg giver dig her 10 gode råd, som virker, hvis du virkelig arbejder med dem.

1. Find en person, der kan løfte ansvaret for virksomhedens kontrakter og aftaler. Giv ham eller hende opgaven og gør det til et prioriteret område i virksomheden. Den største forhindring i effektiv kontraktstyring er ofte usikkerhed, om hvem der har ansvaret.

2. Gennemgå alle virksomhedens kontrakter og aftaler fra A-Z. Alt lige fra leasede biler, kopimaskiner, lejekontrakter og leverandører. Vær forberedt på, at der kan gemme sig mange kontrakter og aftaler. Det er ikke ualmindeligt med et par hundrede kontrakter i en virksomhed med under 100 ansatte.

3. Lav en Best Practice procedure for virksomhedens kontrakter og aftaler. Det er faste retningslinjer for opbevaring, kategorisering, navngivning, opfølgning, genforhandling, opsigelse og dokumentation af historik. Og ja, det tager lang tid, men det betaler sig.

4. Udpeg kontraktansvarlige for relevante områder og afdelinger. Underret dem i god tid, når de fx. skal tage stilling til årskontrakter mv. Det er vigtigt, at give dem et forvarsel om opgaven i god tid, så de ikke står med en pukkel på 10 kontrakter, der skal tjekkes inden weekenden. Tidspres betyder risiko for at kontrakter bliver fornyet, selvom de egentlig burde opsiges eller genforhandles. Tip: Husk at rykke dem, hvis du ikke hører fra dem.

5. Lav en kalender med alle relevante datoer for kontraktstyring og sørg for at alle i virksomheden har adgang. Gør det til en vane at tjekke aftaler og kontrakter løbende. Hvis der går sport i kontraktstyring, er du lykkedes.

6. Sørg for at dokumentere, hvad den forbedrede kontraktstyring betyder for bundlinjen. Hver gang en dårlig kontrakt bliver opsagt eller forbedret, skal det kunne ses og høres. Ingen grund til at putte med, at du har sparet virksomheden penge.

7. Opbevar altid kontrakter og aftaler digitalt. Papir er ikke videre brugbart til at skabe overblik i en moderne virksomhed og ringbind samler støv. Det skal som minimum være på et fællesdrev og ikke på en lokal harddisk. Gem aldrig kontrakter og andet på mails, da de kan indeholde personfølsomme data.

8. Sørg for at alle hårde tal i kontrakter og aftaler kan trækkes ud på tværs. Det er vigtigt, at virksomheden kan få et opdateret overblik over alle forhold. Målet er, at hver eneste lille detalje skal være synlig på skærmen med det samme og ikke kræve detektivarbejde i ringbind.

9. Kig på kontrakterne og ikke mindst kontraktsummerne løbende. Betaler virksomheden for meget i fx. indexreguleret leje, leasing, strøm eller telefoni?

10. Gør noget ved det. Opsig de dårlige kontrakter og få forhandlet de øvrige. Leverandørerne har respekt for kunder, som har for vane at følge op på priser og vilkår. Det holder dem på tæerne.

Jeg håber, du kan bruge mine råd til at få styr på dine kontrakter. Måske har du andre tips eller råd, som du har lyst til at dele med mig. Så er du velkommen til at skrive dem her i kommentarfeltet. Tak.